easyPDF für Microsoft Dynamics™ NAV 2013 R2

easyPDF MicrosoftTM

Sie möchten Ihre Belege in NAV einfach ins PDF-Format bringen und als PDF-Dokument einer E-Mail anhängen? Dann ist „easyPDF“ die richtige Lösung für Ihren Bedarf. Mit „easyPDF“ können Sie per Knopfdruck Ihren gewünschten Beleg in ein PDF-Dokument umwandeln und außerdem als Anhang einer vorbereiteten E-Mail nutzen.

Für Versionen bis NAV 2009 wird ein PDF-Drucker mit Steuerparameter benötigt. Empfohlen wird z. B. die Freeware qvPDF. Ab der hier vorgestellten Version NAV 2013 und NAV 2013 R2 wird kein zusätzliches Tool für den PDF-Druck benötigt.

Mit enthalten im Produkt sind bereits einige Belege, die für die PDF-Generierung und den E-Mail Versand mit angehangener PDF-Datei zur Verfügung stehen:

  • Verkauf – Angebot
  • Verkauf – Auftragsbestätigung
  • Verkauf – Rechnung
  • Debitor – Mahnung
  • Einkauf – Bestellung

Nach Wunsch kann die Funktionalität von „easyPDF“ natürlich auch bei weiteren Belegen eingerichtet werden.

Im Menü unter „Abteilungen - Verwaltung - Anwendung Einrichtung - easyPDF Mail“ finden Sie die Stapeldruckfunktionen und die Einrichtungen für den PDF-Druck.

In der „easyPDF Belege Einrichtung“ können Sie zu verschiedenen Belegen Einstellungen vornehmen, die bei der Erstellung der PDF-Datei berücksichtigt werden sollen.

Dazu hinterlegen Sie die „Berichts-ID“ des Belegs, zu dem zusätzliche Einstellungen bei der PDF-Generierung vorgenommen werden sollen. Bei automatischer Erstellung einer E-Mail, welche die PDF-Datei im Anhang trägt, kann der Betreff vorab festgelegt werden.

Diesen geben Sie einfach im Feld „Betreff“ an. Unter „E-Mail Format“ wählen Sie aus, ob die E-Mail im Text- oder im HTML-Format erstellt werden soll.

Im Feld „Sprachcode“ geben Sie an, welcher Sprachcode für den Beleg verwendet werden soll. Ein Haken im Kästchen „E-Mail direkt senden“ führt dazu, dass die Mail vor dem Senden nicht mehr bearbeitet werden kann und automatisch direkt an den Empfänger gesendet wird. Ist der Haken im Kästchen „Alle Sprachen“ gesetzt, wird der Sprachcode berücksichtigt, der entsprechend hinterlegt ist.

In den „easyPDF Nachrichtenzeilen“ kann ein Mitteilungstext eingetragen werden, der dann bei Erstellung der E-Mail automatisch in diese eingefügt wird. Im Register „Anhang“ können Sie im Feld „Dateianhangname“ den Namen für die PDF-Datei einstellen. Dabei können die Belegart (%1) und Belegnummer (%2) mit in den Namen übernommen werden, wenn hier die Platzhalter „%1“ und „%2“ gesetzt werden.

In der „easyPDF Benutzer Einrichtung“ werden die Berichte den jeweiligen betroffenen Benutzern zugeordnet, damit diese die Funktionalität von „easyPDF“ für die Belege, mit denen sie arbeiten, nutzen können. Im Register „Allgemein“ wird die „Benutzer-ID“ des entsprechenden Benutzers hinterlegt. Für den Fall, dass bei der Erstellung des PDF-Dokuments ein temporäres Verzeichnis verwendet werden soll, kann hierfür ein Haken in der Einrichtung gesetzt werden.

Ist dieser Haken gesetzt, muss im Feld „Temporäres Verzeichnis“ ein Pfad für die temporäre PDF-Datei angegeben werden. Im Register „easyPDF Benutzer Belege Einrichtung“ werden die entsprechenden Belege zugewiesen. Die Spalte „Art der E-Mail-Erstellung“ kann genutzt werden, um einzustellen, ob die E-Mail nur angezeigt, gespeichert oder direkt gesendet werden soll.

In der Spalte „E-Mail Versandart“ können Sie die Versandart festlegen. Im Reiter „Signatur“ geben Sie gegebenenfalls eine Datei für eine Signatur Datei an, die für die Signatur der E-Mail genutzt werden soll.

Ist die Einrichtung abgeschlossen, können Sie mithilfe von easyPDF Ihre Belege in ein PDF-Format bringen und als E-Mail Anhang versenden. Hierfür betätigen Sie einfach die Aktion „easyPDF…“.

Danach öffnet sich je nach Einrichtung Ihre vorbereitete E-Mail mit dem Beleg als PDF-Anhang, wenn der Haken „E-Mail direkt senden“ in der Belegeinrichtung nicht gesetzt ist. Als Empfänger der E-Mail wird hier die E-Mail Adresse des Kontakts vorbelegt, an den die Rechnung gehen soll. Nun kann die E-Mail vor dem Senden weiter bearbeitet werden. Soll die E-Mail ohne Bearbeitung versendet werden, kann dies in der Einrichtung mit dem Haken im Kästchen „E-Mail direkt senden“ eingestellt werden.

Nutzen Sie easyPDF, wenn Sie Belege schnell und sicher aus Microsoft Dynamics™ NAV 2013 R2 versenden möchten, ohne dabei großen Aufwand zu investieren.

Sie interessieren sich für easyPDF? Wir freuen uns auf Ihren Anruf. In Karlruhe unter +49 721 27662-0 und in Berlin unter +49 30 435500-0.