SAP Geschäftsprozesse erweitern durch Integration von Microsoft InfoPath Formularen

Papierbasierte Prozesse sind in Unternehmen immer noch an vielen Stellen anzutreffen – sowohl in unternehmensinternen Abläufen aber auch in verschiedenen Kommunikationsprozessen mit Kunden und Lieferanten. Dies führt zu Aktenbergen, manuell fehlerträchtigem Ausfüllen der Formulare und redundanten Mehrfacherfassungen bei Übernahme der Formulardaten in Softwareanwendungen. Zusätzliche Kosten entstehen aus der Aufbewahrungspflicht für bestimmte Formulare (z.B. Reisekostenabrechnung, Lieferantenerklärungen…).

Über MS InfoPath Formulare lassen sich viele papierbasierten Abläufe in elektronische und softwareunterstützte Prozesse umwandeln. Der Übergang von Papierformularen zu XML-basierten digitalen Formularen lässt sich einfach gestalten, indem das Aussehen/Layout beibehalten wird. Die Weiterverarbeitung im SAP kann insofern verbessert werden, dass durch den Einsatz von Workflows die Informationen stets schnell und sicher zu den richtigen Stellen/Personen gelangen. Somit können Prozesse durch Reduzierung von Übertragungs- und Eingabefehlern schneller und letztendlich effizienter abgebildet werden.

Es sind sowohl Online- als auch Offline-Szenarien möglich. Im Onlineszenario ist der Zugriff auf eine SAP Applikation notwendig. Über Web-Services lassen sich applikationsspezifische Prüfungen oder Wertehilfen für Formularfelder realisieren. Im Offlineszenario ist kein Zugriff auf eine SAP Applikation erforderllich. Festwerte für bestimmte Felder können direkt in der Formular-Definition hinterlegt werden oder in externen Datenquellen abgelegt werden. Statische Formularprüfungen bzw. einfache Funktionen können über Regeln abgebildet werden.

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Zusammenfassung

Vorteile:

  • Einbindung von Mitarbeitern (sowohl SAP als auch non-SAP User) Kunden und Lieferanten in SAP Geschäftsprozesse
  • Für Microsoft Office Kunden keine Software-Zusatzkosten (InfoPath ist Teil der Office Lizenz)

Wichtige Funktionen:
  • Automatische Übernahme von Formulardaten ins SAP ohne zusätzliche manuelle und fehlerträchtige Nacherfassung
  • Online und Offline einsetzbar
  • Lokales Ausfüllen, Speichern, via eMail versenden (Ausdrucken für rechtlich vorgeschriebene Vorgänge)

Beispielszenarien:
  • Reisekostenabrechnung
  • Urlaubs-/Abwesenheitsantrag
  • Änderungsanträge
  • Bestellanforderung
  • Bestellbestätigung von nicht EDI-fähigen Lieferanten
  • Anforderung von Lieferantenerklärungen
  • …

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